Offre d'emploi Assistant(e) administratif/ve

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Entreprise jeune et dynamique, en pleine expansion, l'agence Web Senso crée un nouveau poste d’Assistant(e) administrative, avec un soupçon des Happiness Officer, Floor Facilitator, et Assistant Accounts Officer (si jamais un(e) candidat(e) préfère le titre en en-US 😁. Les missions associées à ce poste auront pour objectif d’assurer une bonne organisation interne au niveau administratif, commercial et comptable. Principales compétences attendues : polyvalence, organisation et sens du relationnel.

Description du poste

Dans l'agence, les tâches de “production” au sens large occupent une grande partie du temps et de l’énergie de l’équipe. La société étant en croissance chaque année, les tâches administratives, commerciales et comptables représentent une charge importante à gérer en plus des tâches de “production”, ainsi on a besoin d'aide. 💪

Polyvalent(e), l’assistant(e) administratif/ve devra prendre en charge une multitude de tâches variées, en autonomie pour certaines, avec les équipes concernées pour d’autres. 

Les formations aux outils utilisés en interne seront réalisées dans les premières semaines d’embauche pour acquérir une autonomie progressive.

Nous recherchons une personne avant tout motivée, capable de rigueur dans son travail, résistante au stress et qui apprend vite :-).

Missions proposées

  • Contrats et facturation :
    • Gestion administratives des contrats (archivage et suivi)
    • Création des factures client
    • Suivi des encaissements
    • Relance des impayés
  • Rendez-vous commerciaux :
    • Prise de rendez-vous pour le dirigeant (gestion de son agenda)
    • Gestion logistique des déplacements (occasionnel)
  • Devis : 
    • Préparation et relecture des devis avec les chefs de projets et le dirigeant
  • Comptabilité : 
    • Factures d’achat / fournisseurs : collecte, archivage
    • Archivage des factures de vente
    • Echange d’information avec le cabinet comptable : transmission des factures d’achat archivée, fichier de vente mensuel, détail des remises de chèque, détails des prélèvements automatique, etc.
  • Autres :
    • Gestion de l’approvisionnement des fournitures primaires (café, papier, etc.)
    • Suivi des plannings/demandes de congé et émargement mensuel
    • Distribution des tickets restaurants et suivi des stocks
    • Accueil des visiteurs (occasionnel)
    • Standard téléphonique (renseignements et redirections des appels)
    • Suivi des fournisseurs principaux pour maîtrise des coûts

Profil cherché

  • Vous êtes curieux par nature et doté d’un bon relationnel
  • Vous aimez travailler en équipe mais vous pouvez trouver votre autonomie pour effectuer des tâches seul
  • Vous êtes organisé et rigoureux dans votre travail
  • Bonne connaissance de l’utilisation de Word et Excel
  • Vous avez au moins 2 ans d’expérience sur un poste similaire ou en partie
  • Vous êtes surtout capable de vous adapter rapidement à un environnement qui repose avant tout sur l’investissement de chacun et qui nécessite un apprentissage en continu pour rester au goût du jour, voir même avoir une longueur d’avance.

Lieu de travail

Rue des Balcons, 05230 Chorges #silliconevalley

L’équipe

10 personnes hyper-motivées (+ stagiaires éventuels)

Offre

Salaire selon profil et expérience. Poste à pourvoir dès le 1er septembre. CDI à temps partiel pour commencer.

Postuler ?

Envoyez CV, lettre de motivation, un grand sourire et le nombre d’habitants dans les Hautes-Alpes à cv@websenso.com